属人化は悪くない——「いなくなったら何が起きるか」を把握する経営術

前回に続き、今回は属人化についてお話しします。前回は「会社の中で業務が見えていない」という話をしましたが、その見えなさがどんどん属人化を深めていく、という課題につながっています。

皆さんの会社でも、属人化は起きていますか。私はこれまで多くの現場で目にしてきました。なぜ起きるのかを考えると、まずその業務に専門性が必要なケースが多い。法的知識や経理の知識、あるいは特殊な技能が求められるため、特定の人に負荷が集中していく。その人は全体がよく見えているからこそタスクをどんどん引き受け、気づけば「あの人がよしなにやってくれている」という状態になっている。そうして属人化が静かに深まっていくのだと感じています。

それをみんなが認識した時、「属人化は良くない、解消しなければ」という話になりがちです。ただ、私は属人化そのものが悪いとは思っていません。

その人に業務が集中しているのは、その人の専門性やスキル、何かしら優れた点があるからこそ成り立っている面があります。問題は属人化している事実ではなく、その影響範囲を会社が把握できていないことだと考えています。

例えば、スーパースターのAさんに業務が集中しているとします。Aさんが突然いなくなった時、どんな影響が出るかをすぐに答えられるでしょうか。おそらく答えられないことが多い。そこが本当の課題です。

経営者や周囲の人が把握すべきなのは、Aさんのやり方の細部ではありません。Aさんが何をやっていて、どんなアウトプットを出していて、そのアウトプットがどこに影響しているか——その影響範囲を全体として把握しておくことです。

影響範囲が分かっていれば、Aさんがいなくなった時の対処も変わります。「Aさんがやっていたことを誰か一人が丸ごと引き継ぐ」ではなく、「この影響を補うにはこの部分をこの人が、あちらの影響はあの人が」という形で、影響ベースで分担を考えられるようになります。

属人化が課題として挙がる時、本当に問題なのは属人化そのものではなく、影響範囲が見えていないこと、そして「自分たちには代われない」と思い込んでしまっていることだと私は考えています。

弊社が提供するプロダクト「BIZPROCE」は、まさにこの発想から生まれています。誰が何をやっているかをデータとして蓄積し、そのアウトプットが次のどこに影響しているかを可視化するツールです。これがあることで影響範囲が見えやすくなり、業務の全体像も把握できる。属人化を解消するというより、属人化の影響を正しく理解した上で対策を考えるための道具として使ってほしいと思っています。負荷が集中しすぎているなら減らす手を打つ、といった判断もしやすくなります。

今日お伝えしたかったのは一点です。属人化してしまうこと自体は悪くない。ただ、それによって生じる影響の範囲を把握していないことが問題であり、そこを押さえることが解決への第一歩になる——そういうお話でした。